OTOMATISASI KANTOR

KATA PENGANTAR

Dengan rahmat yang di berikan oleh tuhan YME kita dapat menyelesaikan tugas pada mata kuliah Sistem Informasi Manajemen 1 yang bertujuan untuk memberikan materi otomisasi perkantoran dan agar mahasiswa dapat memahami materi tentang otomisasi perkantoran. Tugas ini mungkin memang jauh dari sempurna, maka dari itu kami memohon maaf apabila ada kesalahan pengetikan atau nama.

Semoga materi dari tugas yang kami buat dapat di manfaatkan sebaik baiknya dan dapat di mengerti.

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

Otomatisasi kantor Manfaat dari Otomatisasi kantor 

Penjelasan singkat Tentang Kantor Maya / Virtual office

Kesimpulan dari Pengertian , tujuan, Dan asal mula dari  Otomatisasi kantor

KESIMPULAN 

OTOMATISASI KANTOR

OTOMATISASI ADALAH

      PENGGUNAAN MESIN UNTUK MENJALANKAN TUGAS FISIK YANG BIASA DILAKUKAN OLEH MANUSIA. 

OTOMATISASI KANTOR ( OFFICE AUTOMATION ATAU OA ) ADALAH  

      SEMUA SISTEM ELEKTRONIK FORMAL DAN INFORMAL  TERUTAMA YANG BERKAITAN DENGAN KOMUNIKASI  INFORMASI KEPADA DAN DARI ORANG YANG BERADA  DIDALAM MAUPUN DILUAR PERUSAHAAN. 

TUJUAN OTOMATISASI KANTOR

1.      OTOMATISASI KANTOR BERTUJUAN UNTUK MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS.

2.  BILA DITERAPKAN SEBAGAI ALAT PEMECAH MASALAH,OTOMATISASIKANTOR DAPAT MEMBERIKAN KEMAMPUAN ANTARA MANAJER UNTUK SALING MELAKUKAN KOMUNIKASI DENGAN LEBIH BAIK SELAGI MEREKA MEMECAHKAN MASALAH.

3.   PENINGKATAN KOMUNIKASI INI DAPAT MENGHASILKAN KEPUTUSAN YANG LEBIH BAIK DAN LEBIH CEPAT.

ASAL MULA OTOMATISASI KANTOR

Asal mula OA dapat ditelusuri kembali ke awal tahun 1960-an, ketika IBM  menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesin tik listriknya Bukti nyata pertama dari konsep baru ini datang pada tahun 1964, ketika IBM mulai memasarkan mesin MT/ST (Magnetic Tape/Selectric Typewritter); yang merupakan mesin tik IBM yang menampilkan pentikan berbentuk bola berputar yang ditempeli unit pita magnetik. Pada saat pemakai mengetik suatu huruf, maka informasi tersebut disimpan dalam pita

MANFAAT

Automatisasi Perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik (competitive advantage)

KONSEP-KONSEP PENTING

Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu

mengarah ke otamatisasi

OA berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju

aplikasi yang terencana dan terpadu (IOAS – integrated office automation

system)

OA memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi

OA dapat memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan

yang lebih baik

OA sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai

Pengganti

PENGGUNA OTOMATISASI KANTOR

OTOMATISASI KANTOR ( OA ) DIGUNAKAN OLEH SEMUA ORANG YANG BEKERJA DIDALAM KANTOR. PADA DASARNYA ADA EMPAT KATEGORI PEMAKAI OA, YAITU :

  1. MANAJER

  2. PROFESIONAL

  3. SEKRETARIS

  4. CLERICAL EMPLOYEE ( KLERK )

  

ISTILAH “KNOWLEDGE WORKER” DITERAPKAN PADA MANAJER DAN PROFESIONAL, YAITU ORANG YANG MEMBERIKAN SUMBANGAN PENGETAHUANNYA TERHADAP AKTIVITAS PERUSAHAAN. 

*APLIKASI OA (Office Automation / Otomatisasi Perkantoran) 

1. SURAT ELEKTRONIK. Lebih dikenal sbg E-mail, yaitu penggunaan jaringan komputer yg memungkinkan para pemakai pengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan dg menggunakan terminal komputer & alat penyimpanan. 

2. VOICE MAIL. Serupa surat elektronik, anda menggunakan telepon anda untuk mengambil pesan yg tlh dikirimkan kpd anda.  

3. KALENDER ELEKTRONIK. Yaitu penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan & mengambil kalender pertemuan manajer. 

4. KONFERENSI AUDIO. Yaitu penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio di antara orang-orang yg tersebar scr geografis dg tujuan melaksanakan konferensi.  

5. KONFERENSI VIDEO. Yaitu penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yg tersebar scr geografis. Tdpt 3 konfigurasi konferensi video, yaitu Video satu arah dan audio satu arah, video satu arah dan audio dua arah dan video dan audio dua arah.  

6. KONFERENSI KOMPUTER. Berbeda dgn Konf. Audio&video krn dpt digunakan dlm satu tmp geografis. Teleconferencing mencakup seluruh 3 bentuk konferensi eletronik-audio, video & komputer.

7. TRANSMISI FAKSIMILI. Yaitu penggunaan peralatan khusus yg dpt membaca citra dokumen pd satu ujung saluran komunikasi & membuat salinannya di ujung yg lain. 

8. VIDEOTEX. Yaitu penggunaan komputer untuk menampilkan pd layar CRT materi grafik yg tersimpan

  

9. PENCITRAAN (Imaging). Penggunaan pengenal karakter scr optik (optical character recognition) utk mengubah catatan kertas atau microform menjadi format digital untuk disimpan di dlm alat penyimpanan sekunder. 

10. DESKTOP PUBLISHING. Penggunaan komputer utk menyiapkan output tercetak yg kualitasnya sgt mirip yg dihasilkan oleh typesetter. 

Aplikasi DTP terbagi dlm 3 area:

• Aplikasi administrasif meliputi dokumen-dokumen yg dimaksudkan utk penggunaan intern spt korespondensi, laporan dan warta,
• Aplikasi teknis meliputi materi pelatihan seperti slides, overead transparancies, dan manual.
• Grafik perusahaan (corporate graphic) meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yg dimaksudkan utk digunakan di luar perusahaan.

11. WORD PROCESSING adalah Penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.

KANTOR MAYA / VIRTUAL OFFICE
Bahwa pekerjaan kantor dpt dilakukan pd lokasi geografis manapun selama tmp kerja tsb terhubung dgn lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik. 

KEUNTUNGAN KANTOR MAYA 

• Pengurangan biaya fasilitas
• Pengurangan biaya peralatan
• Jaringan komunikasi formal
• Pengurangan penghentian kerja
• Kontribusi sosial 

KERUGIAN KANTOR MAYA 

• Rasa tdk memiliki
• Takut kehilangan pekerjaan
• Semangat kerja yg rendah
• Ketegangan keluarga 

STRATEGI KANTOR MAYA  

• Sediakan sumber daya komputer
• Sediakan perlengkapan ke SD Informasi
• Sediakan perlengkapan nonkomputer
• Arrange for forwading phone calls
• Gunakan konferensi telepon
• Jadwalkan pertemuan rutin
• Lakukan rutinitas kerja

KESIMPULAN

Otomatisasi Dapat Meningkatkan produktivitas ,dan jika di terapkan sebagai alat pemecah masalah otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manager dapat saling berkomunikasi dengan lebih baik dalam pemecahan permasalahan. Dan terlebih lagi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Demikian lah tugas yang kami buat, kami berharap tugas yang kami buat ini dapat berguna bagi masyarakat. Sehingga otomatisasi kantor ini dapat di aplikasikan di semua perkantoran. Apabila ada kata – kata yang  salah atau dalam penyebutan nama kami mohon maaf.

DAFTAR PUSTAKA 

http://www.4shared.com/get/uFFYFXVu/Otomatisasi_kantor.html